汇电科技推出出国商务管理系统

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简介:企业为员工办理出国手续时，需要相关部门批准并提供必要的材料。但是，在办理过程中，经常会出现审批时间长、材料准备不足等影响出国的情况，更有可能错过一笔大订单或一个关键的合作机会。汇点科技海外(边境)管理系统为企业提供了一个全方位的外事全生命周期管理平台，提高了外事工作的效率和管理水平，避免了这种情况的发生。 随着我国越来越多的企业制定和实施“走出去”战略和“一带一路”国家战略，中国企业因公出国(境)的数量越来越多，给企业的外事管理带来了挑战。正是为了帮助大型集团企业有效应对这些挑战，北京汇点科技有限公司(以下简称汇点科技)推出了汇点科技海外(边境)管理系统，旨在为集团企业的外事业务提供一个全方位的管理平台。这是汇电科技实施市场细分战略的又一举措。 不要让退出问题阻碍业务发展 谈到大型集团企业因公出国管理面临的挑战，汇电科技因公出国管理系统产品经理潘文凯表示，因公出国的业务流程复杂，涉及部门多，集团与其下属企业之间的数据无法共享，因公出国的代表团和人员多，给主管部门带来很大压力。不仅如此，由于缺乏管理标准和有效的管理工具，还可能出现未及时处理或因数据准备不足而被拒绝的情况，从而错过一个大订单或重要的合作机会。 同时，为了加强对因公出国的管理，减少资金投入，相关部门相继出台了一系列规章制度和措施，对因公出国的管理提出了明确的要求。如2008年《中共中央办公厅、国务院办公厅关于转发中央纪委等部门<关于进一步加强因公出国人员审批管理的若干规定>的通知》(中办发〔2008〕9号)、《财政部、外交部关于印发<因公出国临时经费管理办法>的通知》(财行〔2013〕516号)等。如何满足相关部门因公出国的监管需求，也是集团企业面临的挑战。 汇典科技海外商务管理系统产品经理潘文凯 潘文凯认为，在信息技术应用不断深化的背景下，企业应充分利用信息技术建立和完善外事管理体系，规范和加强管理，提高海外(边境)业务的效率和管理水平，为企业拓展海外业务、提升国际竞争力提供有效的支持工具。 “虽然一些信息应用较好的企业已经使用办公自动化系统实现了因公出国(境)审批和护照管理功能，但这些应用功能过于单一，无法完全满足集团企业因公出国(境)管理的需求。许多集团企业希望使用一套运行良好的系统来协助管理因公出国和提高业务效率。”潘文凯介绍，在这一背景下，汇电科技在对众多大型集团企业外事管理业务研究和信息化建设经验的基础上，运用服务和协调的设计理念，构建了面向企业用户的外事管理平台——汇电科技海外(边境)业务管理系统。 支持生命周期管理 潘文凯表示，汇电科技的出国商务管理系统旨在帮助企业建立科学合理的出国商务管理机制。提供外事信息门户、出国计划管理、出国审批、外国人来华邀请管理、证件管理等功能。为集团企业的外事业务提供了全生命周期管理平台。系统支持个人或团体因公出国全过程的电子化管理，包括团体因公出国登记、任务审批文件生成、护照办理、签证办理等相关事宜，并将申请信息上报政府主管部门，完成团体护照和签证办理信息的上报。 该系统还具有良好的兼容性和可扩展性。企业可以根据实际业务需求进行定制和开发。还可以通过集成应用模块与外部接口集成，实现生物信息采集、公共网络自动报告授权等功能。为企业员工和外部管理部门出国(境)出差提供了高效、顺畅、便捷的业务处理渠道，提高了企业外事工作的效率和管理水平。 惠电科技海外管理系统架构图 潘文凯总结说，汇电科技的出国商务管理系统主要有以下六个特点: 首先，提供一站式服务。在网上实现出国(境)商务的全过程。员工可以填写相关信息，查询状态和相关信息。外事部门在网上完成护照和签证的审批和处理，以提高效率。 其次，它支持多级授权管理。系统提供灵活的权限和角色管理功能。用户可以根据实际管理需要，设置和管理不同级别的下级企业的用户权限和审批规则。 第三，支持标准化的处理程序。根据国家政策法规的指导，结合企业外事系统的实际要求，系统建立了动态的业务处理流程，实现了因公出国审批的规范化、标准化和透明化。 第四，提供智能监控和预警功能。系统根据中央政府的相关政策和外事管理的相关规定，建立内部预警规则，监控提醒事项，对违规行为进行分级预警，并自动发送提醒信息，实现智能预警监控。 第五，提供方便的统计和查询功能。系统支持多种查询方式，如单一查询、组合查询、自定义查询等。可以对集团、人员、审批单等要素进行综合统计和查询。它还可以将结果以Excel格式导出，既高效又实用。 第六，支持移动应用。用户可以通过手机、平板电脑等移动设备登录系统，实时获取业务处理状态等相关信息。 不仅是为了提高效率 潘文凯认为，汇典科技的海外(边境)管理系统给客户带来的价值主要包括以下四个方面: 第一，提高管理效率。该系统为企业开展境外(边境)业务全生命周期管理提供了支持，有效提高了业务审批和处理的效率，大大提高了信息上报、统计和查询的效率。 二是形成统一规范的管理。该系统能够有效支持管理流程的标准化，满足企业对外业务的统一管控要求，实现专业化管控的系统化。 第三，加强控制和监督。相关部门可以利用该系统监督下属部门，监测证件的状况，跟踪持证人，并监督出入境情况。 最后，加强相关业务的合作，实现不同层次、不同部门的业务合作和管理。 潘文凯透露，虽然汇典科技的海外(边境)管理系统已经很长时间没有推出，但很多客户对该系统感兴趣，一些集团企业已经开始尝试应用，效果良好。随着越来越多的集团业务国际化和“走出去”的良好趋势，该系统将有越来越广阔的市场前景。 一家国际矿业集团是汇典科技海外(边境)管理系统的受益者之一。该集团拥有177，000名员工，多年来一直名列世界500强。它拥有有色金属、黑色金属流通、黑色金属开采、金融、房地产建设和科技六大商业中心。其主要海外机构分布在全球34个国家和地区，控制着8家国内外上市公司。本集团采用汇点科技海外(边境)管理系统的功能，实现了集团海外(边境)手续的电子化处理，如海外业务流程、商务护照/签证申请、公文登记管理、外国人来华邀请函业务管理等。集团还与外交部相关系统互联，提高了业务处理效率，有效支持了管理系统的落地。