惠电科技助集团实现防泄密系统与办公自动化系统的融合发展

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a集团是一个跨区域、多元化发展的大型国有企业集团。它拥有十多家全资或控股子公司。其行业涵盖酒店、展览服务、电子商务、物流、房地产、广告媒体和科技。它是中国500强服务企业之一。 泄漏挑战 几年前，该集团建立了一个办公自动化系统，并不断升级。办公自动化系统已经成为整个团队在线工作的重要平台。办公自动化平台也积累了大量的电子文档，成为集团内部重要的信息资产。随着集团的不断发展和与外界交流的日益频繁，这些信息资产的安全性受到了极大的挑战。因此，集团急需一套专业水平的电子文件保护和安全解决方案，以确保办公自动化办公平台中的电子文件在本地下载后，能够按照企业规定的权限安全使用。 于2014年12月，本集团与汇典科技的信息安全专家就本集团电子文件资产的“防泄密”、“可控”及“可追溯”等议题进行了深入讨论。 解决办法 汇点科技防文档泄漏系统根据集团文件安全管理要求和办公自动化系统的应用现状，对企业办公自动化平台中的重要电子数据文件进行加密，并根据集团的安全需求与办公自动化流程进行深度集成。同时，建立集团办公自动化电子文件安全的基本框架，建立电子文件安全管理政策和流程，确保集团关键电子文件的安全和控制。

在项目建设过程中，惠电科技和集团首先制定了办公自动化系统的文件安全管理规范，根据规范对办公自动化流程进行了重新梳理，确立了建设目标，并针对风险点逐一实施了文件防泄密系统。具体工作内容如下: 首先，构建一个安全平台——实施一个文档防泄漏系统。作为集团的电子文档安全基础设施，汇点科技文档防泄密系统负责支持安全基础设施、管理加密算法、密钥管理、电子文档加密和解密、授权管理、用户角色管理、界面管理、流程管理、审计管理以及与系统的集成。通过与办公自动化系统的深度集成，该系统可以为办公自动化系统中的重要电子文件保驾护航。 第二，办公自动化流程梳理——设计安全的业务流程。首先，OA帖子分为普通、机密、秘密和绝密四个级别，每个帖子级别设置不同的传阅流程和附件处理方式。其次，通过调用各环节的文档防泄密系统接口进行安全联动，流程中的附件根据业务需要自动加密和授权；最后，对加密后的附件采用透明加密和解密，实现了有权限的文件透明使用和无权限的文件不使用的原则。 第三，加强安全警告——在电子文档中添加水印信息。通过增加电子文档的全文水印功能，有效解决了文档照片泄露、文档截图泄露、文档打印泄露等情况的发生。无论是用户计算机中的敏感电子文档还是办公自动化中的重要电子文档，用户打开时都会有明显的水印信息显示。 第四，控制文档分发-建立加密文档分发的批准流程。当OA平台上的电子文档被下载并发送给集团外的人员使用时，可以对发出的文档设置使用时间、使用次数和使用权限，并可以进行硬件媒体绑定，防止其二次传输等。 第五，反向追溯审查——建立一种可以追溯到信息资产被泄露的时间的机制。采用内网电子文件全生命周期审核的管理理念:当文件从业务系统下载时，内网的整个编辑、流通和使用过程将形成一个完整的审核生命周期图，日志审核员可以查看所有用户对加密文件的操作记录。 项目收入 汇电科技文档防泄密系统与办公自动化系统整合后，集团的应用效果显著，具体体现在以下几个方面: 首先，文档可以以用户友好的加密方式使用，无需改变文档的名称和存储位置，也无需改变员工的操作模式，从而实现文档的防泄密功能。 其次，将重要文件泄露的风险降低到非常低的水平，保证了办公自动化系统的数据安全。同时，通过详细的文档授权系统，对下载的文档增加了严格的权限控制。 第三，实现了对发送给合作伙伴的电子文档的全生命周期安全控制，消除了发布数据可能再次或多次恶意传播的安全顾虑。 最后，文档审计功能可以记录所有用户对加密文档的操作记录。一旦发生电子文件泄漏，系统可以实现完整的审计信息跟踪，并准确定位安全事件的责任人。

资料来源:中国计算机报